Planner

Ik ben zo’n type die alles op moet schrijven. To do’s, dingen die ik echt moet onthouden en het liefst ook nog alle ideeën die in me opkomen. Ik gok dat ik zo’n vijf verschillende notitieboeken in gebruik heb en door m’n hele kantoor liggen post-it’s met to do’s. Niet heel handig. Een tijd geleden begon ik daarom met het gebruik van een zakelijke planner, zodat ik alles op een plek heb staan. En dit soort agenda is niet alleen handig voor mensen zoals ik, iedere ondernemer zou er een moeten gebruiken! 

Ik ben nog een kleine rookie als het op planners aankomt. Maar na ruim een maand kan ik niet anders zeggen dat ik nu al niet meer zonder kan. Eerst gebruikte ik Trello om al m’n to do’s bij te houden, maar dat vond ik vooral handig voor de korte termijn. Dankzij mijn planner (ik gebruik de Twnty Ninetn) kan ik nu veel beter langer termijn denken en leer ik ook daadwerkelijk goed te plannen.

Doel van een planner:

Voor wie niet weet wat een planner is: een planner is een soort agenda, vaak in papieren variant.  Je kunt een planner voor meerdere doeleinden gebruiken. Puur om je afspraken bij te houden, maar als je een goede agenda kiest kun je er zoveel meer mee! Gebruik ‘m bijvoorbeeld om:

  • Inzicht te krijgen in je tijdsverdeling. Plan je je daadwerkelijk goed in of blijkt dat iets toch meer tijd kost dan je vooraf dacht? Houd je er bijvoorbeeld rekening mee dat je je reistijd ook mee moet nemen (zeker als je met de auto bent)?
  • Te zorgen dat je niet alleen maar aan het werk bent en ook tijd voor jezelf inplant.
  • Je doelen (zowel zakelijk als persoonlijk) op te schrijven. Zo worden ze veel concreter en heb je een grotere kans dat je ze ook daadwerkelijk waarmaakt. Schrijf je einddoel en breek ze op in weekdoelen, zodat je aan het eind van jaar flinke stappen hebt gemaakt.
  • Geen enkele taak meer te vergeten, klein of groot.
  • Allerlei aantekeningen en nieuwe ideeën op één plek te bewaren. Zo heb je niet 1000 verschillende documenten op je computer staan en zijn ze ook niet meer verspreid over x notitieboeken.
  • De verjaardagen van je naasten op te schrijven. Hoef je daar Facebook niet meer voor in de gaten te houden.

Planner

Zo gebruik ik m’n planner:

Voordat ik m’n planner écht ging gebruiken heb ik eerst mijn einddoelen voor dit jaar opgeschreven. Zo heb ik er altijd zicht op en kan ik er elke week naar kijken zodat ik mijn weekdoelen kan opstellen. De eerste weken gebruikte ik m’n planner om te kijken hoeveel tijd een bepaalde terugkerende taak me echt kostte. Ik maakte vooraf een to do-lijst in Trello, werkte deze af en hield bij wat ik er aan tijd echt aan kwijt was. Pas achteraf vulde ik in m’n planner in wat ik had gedaan.

Daarna kon ik beginnen met het daadwerkelijk plannen. Het liefst maak ik op zondagavond wat tijd vrij om goed te kijken hoe mijn week eruit ziet. Wat voor afspraken heb ik staan, waar ga ik werken, wanneer ga ik sporten, wat moet ik sowieso doen en kijk ik welk weekdoel ik mezelf stel om dichter bij mijn einddoel te komen. Die schrijf ik allemaal op, inclusief reistijd, en geef ik een kleurtje. Zo houd ik goed overzicht op de verdeling van mijn tijd.

Mijn dagen hebben overigens altijd een thema. Zo werk ik op maandag bijvoorbeeld altijd voor klanten, dinsdag aan mijn blog en op woensdag aan PR-cursus.nl/Female Workation. Dat maakt het plannen een stuk makkelijker en zo houd je ook goed je focus (en werk je dus efficiënter). Aan het eind van de week maak ik de balans op: heb ik alles gedaan in het geplande tijdsbestek en kunnen afstrepen? Zo niet, dan neem ik dat inzicht mee naar volgende week.

Planner

Planner kiezen:

Er zijn inmiddels heel veel verschillende soorten zakelijke agenda’s verkrijgbaar en ook voor heel veel verschillende prijzen. Mocht je midden in het jaar aan een planner willen beginnen, zorg dan dat je voor een exemplaar kiest die geen periodieke indeling heeft. Zo kun je zelf de data toevoegen en dus alle pagina’s benutten. Houd hier ook rekening mee:

  • Kies voor een agenda waarop de weken op twee pagina’s worden weergeven, het liefst een waarbij elk (werk)uur van de dag apart wordt weergegeven. Zo kun je je werkdag heel gedetailleerd inplannen én bijhouden of je planning realistisch is.
  • Zorg voor extra ruimte zodat je aantekeningen en kleine to do’s bij kan houden.
  • Werk met kleurtjes: geef elk onderdeel in je leven een eigen kleur. Een voor privé-dingen, een voor zakelijke dingen, een voor Zo heb je in een oogopslag zicht op hoe je tijdsverdeling is. En laten we eerlijk zijn, het staat ook net even wat gezelliger.
  • Voor mij was dit geen vereiste, maar veel mensen vinden het fijn als hun planner er ook mooi uitziet met inspirerende quotes en vrolijke kleurtjes. Ik heb liever een zo’n saai mogelijk exemplaar zodat ik alle focus kan hebben op mijn eigen doelen.

Planner

Fijne planner agenda’s

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *