Een planner gebruiken: waarom, hoe en aan welke heb je echt wat?
Ik ben zo’n type dat alles op moet schrijven. To do’s, dingen die ik echt moet onthouden en het liefst ook nog alle ideeën die in me opkomen. Tot een paar jaar geleden had ik zo’n vijf verschillende notitieboeken tegelijk in gebruik en lag mijn hele kantoor vol met post-it’s met to do’s. Niet heel handig. Helemaal niet sinds ik moeder ben geworden en dus nog veel meer moet onthouden (terwijl mijn geheugen tegelijkertijd juist iets minder is geworden).
Een paar jaar geleden geleden begon ik daarom met het gebruiken van een planner, zodat ik alles op één plek heb staan. Dankzij mijn planner (ik gebruik momenteel de Pretty Productive Planner) kan ik nu veel beter langer termijn denken en leerde ik ook daadwerkelijk goed te plannen.
Doel van een planner gebruiken:
Voor wie niet weet wat een planner is: een planner is een soort agenda, vaak in papieren variant. Je kunt een planner voor meerdere doeleinden gebruiken. Puur om je afspraken bij te houden, maar als je een goede agenda kiest kun je er zoveel meer mee! Gebruik ‘m bijvoorbeeld om:
- Inzicht te krijgen in je tijdsverdeling. Plan je je daadwerkelijk goed in of blijkt dat iets toch meer tijd kost dan je vooraf dacht? Houd je er bijvoorbeeld rekening mee dat je je reistijd ook mee moet nemen (zeker als je met de auto bent)?
- Te zorgen dat je niet alleen maar aan het werk bent en ook tijd voor jezelf inplant.
- Je doelen (zowel zakelijk als persoonlijk) op te schrijven. Zo worden ze veel concreter en heb je een grotere kans dat je ze ook daadwerkelijk waarmaakt. Schrijf je einddoel en breek ze op in weekdoelen, zodat je aan het eind van jaar flinke stappen hebt gemaakt.
- Geen enkele taak meer te vergeten, klein of groot.
- Allerlei aantekeningen en nieuwe ideeën op één plek te bewaren. Zo heb je niet 1000 verschillende documenten op je computer staan en zijn ze ook niet meer verspreid over x notitieboeken.
- De verjaardagen van je naasten op te schrijven. Hoef je daar Facebook niet meer voor in de gaten te houden.
Zo gebruik ik m’n planner:
Voordat ik m’n planner écht ging gebruiken heb ik eerst mijn einddoelen voor dit jaar opgeschreven. Zo heb ik er altijd zicht op en kan ik er elke week naar kijken zodat ik mijn weekdoelen kan opstellen. De eerste weken gebruikte ik m’n planner om te kijken hoeveel tijd een bepaalde terugkerende taak me echt kostte. Ik maakte vooraf een to do-lijst in Trello, werkte deze af en hield bij wat ik er aan tijd echt aan kwijt was. Pas achteraf vulde ik in m’n planner in wat ik had gedaan.
Daarna kon ik beginnen met het daadwerkelijk plannen en dat doe ik nog steeds. Elke week weer. Het liefst maak ik op zondagavond wat tijd vrij om goed te kijken hoe mijn week eruit ziet, zowel qua werk als privé. Wat voor afspraken en echte ‘moetjes’ ik al heb staan, waar ik ga werken, wanneer ik ga sporten en ik kijk welk weekdoel ik mezelf stel om dichter bij mijn einddoel te komen. Die schrijf ik allemaal op, inclusief reistijd, en geef ik een kleurtje. Zo houd ik goed overzicht op de verdeling van mijn tijd.
Aan het eind van de week maak ik de balans op: heb ik alles gedaan in het geplande tijdsbestek en kunnen afstrepen? Zo niet, dan neem ik dat inzicht mee naar volgende week.
Planner kiezen:
Er zijn heel veel verschillende soorten (zakelijke) agenda’s verkrijgbaar voor de meest uiteenlopende prijzen. Mocht je midden in het jaar aan een planner willen beginnen, zorg dan dat je voor een exemplaar kiest die geen periodieke indeling heeft. Zo kun je zelf de data toevoegen en dus alle pagina’s benutten. Houd hier ook rekening mee:
- Kies een agenda die jij fijn vindt werken:
- Mijn eerste planners bestonden uit twee pagina’s voor elke week, waarbij elk (werk)uur van de dag apart wordt weergegeven. Zo kon ik mijn werkdag heel gedetailleerd inplannen én bijhouden of mijn planning realistisch was. Ik zou zo’n type planner aanraden voor als je nu nog niet echt geen grip op je week hebt en je deze wil gebruiken om zowel werk als privé bij te kunnen houden..
- Inmiddels gebruik ik een planner die per dag 1 pagina heeft, zónder uren. Ik kan maximaal zes to do’s neerzetten + afspraken. Dit zorgt ervoor dat je heel bewust na moet denken wat écht belangrijk is. Meer dingen doen is vaak sowieso niet realistisch op een dag. Dit type planner is vooral ideaal als je deze vooral voor je werkzaamheden wil gebruiken.
- Zorg voor extra ruimte zodat je aantekeningen en kleine to do’s bij kan houden.
- Werk met kleurtjes: geef elk onderdeel in je leven een eigen kleur. Bijvoorbeeld een voor de privé ‘moetjes’ en een voor je sociale activiteiten. Maar ook een voor je werk en een voor het werken aan je eigen bedrijf. Zo heb je in een oogopslag zicht op hoe je tijdsverdeling is. En laten we eerlijk zijn, het staat ook net even wat gezelliger.
- Ik heb liever een zo’n saai mogelijk exemplaar zodat ik alle focus kan hebben op mijn eigen doelen, maar er zijn ook veel planners met een heel uitgebreide opmaak vol inspirerende quotes en vrolijke kleurtjes.
